Verein Funktionsmodellbau Wien
ZVR‑Nummer: 1754341526
Verantwortliche Stelle: Der gesamte Vorstand, insbesondere der Obmann, ist für alle datenschutzrelevanten Angelegenheiten verantwortlich.
1. Verantwortliche Stelle
Verantwortlich im Sinne der DSGVO und des österreichischen DSG 2000 ist der gesamte Vorstand des Vereins, insbesondere der Obmann.
2. Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlagen
| Zweck der Datenverarbeitung | Kategorien betroffener Daten | Rechtsgrundlage |
| Verwaltung von Mitgliedern (Stammdaten, Beiträge, Kommunikation intern) | Name, Adresse, E‑Mail, Geburtsdatum, Funktion, Zahlungsdaten | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertragserfüllung |
| Interne Kommunikation (Termine, Vereinschat, News) über Vereinsplaner.at | Kontaktdaten, Chatnachrichten, Protokolle | Art. 6 Abs. 1 lit. b sowie lit. f (berechtigtes Interesse) DSGVO |
| Foto‑/Videoveröffentlichung auf Website / Social-Media | Fotos und Videomaterial, auf denen Personen erkennbar sind | Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) |
Wie aus der Datenschutzerklärung von Vereinsplaner.at hervorgeht, erfüllt die Plattform EU‑weit geltende Datenschutzvorgaben und bietet ein Rollen‑ und Berechtigungssystem, wodurch nur autorisierte Personen Zugriff auf sensible Daten erhalten. Die Daten werden in zertifizierten Rechenzentren in Deutschland gespeichert und sind durch Verschlüsselung und regelmäßige Sicherheitsupdates geschützt.
3. Genutzte Software / Auftragsverarbeitung
Zur Mitgliederverwaltung und interner Vereinskommunikation nutzen wir die Cloudsoftware Vereinsplaner.at. Die Lmnop group GmbH ist als Verantwortliche Anbieterin, betreibt Hosting in ISO‑zertifizierten Rechenzentren in Deutschland und stellt einen rechtskonformen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) zur Verfügung.
4. Foto- und Videogenemigung
- Alle Mitglieder sind vor abgebildet werden über Foto‑ und Videoeinsätze informiert und erklären ausdrücklich ihre Einwilligung, dass Fotos/Videos, die im Auftrag oder durch den Verein angefertigt werden, öffentlich genutzt werden dürfen (z. B. auf der Vereinswebseite, Social-Media-Kanälen).
- Für minderjährige Mitglieder ist die Einwilligung durch gesetzliche Vertreter erforderlich.
- Diese Freigabe erfolgt gesondert, schriftlich oder elektronisch, vor Beginn jeder Veranstaltung.
- Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und – falls kein berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) greift – korrekte Abwägungsentscheidung je Einzelfall.
5. Datenempfänger & Weitergabe
- Interne Empfänger: Vorstand und Funktionäre mit entsprechenden Zugriffsrechten gemäß Berechtigungssystem von Vereinsplaner.
- Externe Empfänger: IT‑Dienstleister, Steuerberater, Behörden – jeweils nur bei Vorliegen eines legitimen Zwecks bzw. gesetzlicher Verpflichtung und ggf. mit AVV.
6. Speicherdauer
- Mitgliederstammdaten: so lange Mitgliedschaft besteht und ggf. bis zum Ablauf steuer- bzw. handelsrechtlicher Aufbewahrungsfristen.
- Ex-Mitglieder: Daten spätestens 1 Jahr nach Austritt gelöscht, sofern keine weitere gesetzliche Notwendigkeit besteht.
- Foto‑/Videoeinwilligungen: vice versa so lange aufrecht, bis Widerruf erfolgt.
7. Betroffenenrechte
Betroffene Personen – insbesondere Vereinsmitglieder – können jederzeit folgende Rechte geltend machen:
- Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch gegen Verarbeitung aus berechtigtem Interesse sowie Widerruf der Einwilligung.
- Beschwerden sind jederzeit an die österreichische Datenschutzbehörde möglich.
8. Technische & organisatorische Maßnahmen
- Zugriffsbeschränkung durch Rollen- und Berechtigungssystem in Vereinsplaner
- Verschlüsselte Datenübertragung (TLS), Speicherung auf ISO‑zertifizierten Servern in Deutschland
- Regelmäßige Software-Updates, externe Audits/Pentestungen
- Datenschutzwissen an Vorstandsmitglieder durch Schulungen und schriftliche Vertraulichkeitserklärung
9. Informationspflicht / Transparenz
- Mitglieder werden bei Eintritt schriftlich oder elektronisch über alle Datenverarbeitungen informiert
- Eine Datenschutzerklärung ist auf Website und bei digitalen Anwendungen zugänglich
- Änderungen der Verarbeitungspraxis oder der Erklärung werden zeitnah den Mitgliedern mitgeteilt
10. Datenschutzverletzung (Data Breach)
- Im Ereignis eines Datenschutzvorfalls informiert der Vorstand die Datenschutzbehörde und betroffene Personen gemäß DSGVO binnen 72 Stunden, sofern erforderlich.
11. Datenschutzbeauftragter
- Der Verein hält die Voraussetzungen des DSG 2000 ein. Sollte die Anzahl der automatisch datenverarbeitenden Personen 20 überschreiten oder sensible Kategorien betroffen sein (z. B. Foto‑/Video‑Material), prüft der Vorstand die Benennung einer Datenschutzbeauftragten Person gemäß Art. 37 DSGVO.
12. Automatisierte Entscheidungen / Profiling
- Der Verein setzt keine automatisierten Entscheidungsprozesse oder Profiling ein.
Schlussbemerkung
Diese Datenschutzerklärung stellt sicher, dass der Verein Funktionsmodellbau Wien (ZVR 1754341526), vertreten durch den Vorstand und insbesondere den Obmann, datenschutzrechtlich verantwortungsbewusst handelt. Die Nutzung der Software Vereinsplaner.at für Mitgliederverwaltung sowie interne Kommunikation erfolgt DSGVO-konform, mit klar definierten Einwilligungen für Foto-/Videoveröffentlichungen.